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Coopérative de Perception et d’Indemnisation des Editeurs Belges
AVERTISSEMENT: La législation en matière de reprographie a été modifiée récemment. Ce site est actuellement en cours de révision. Veuillez noter que toutes les informations présentes n’ont pas encore été actualisées.

COPIEBEL SCRL a réparti, au cours de l’exercice 2016, tous types de droits confondus, 762.323,13 € pour compenser le préjudice subi par les ayants droit pour la reprographie et le prêt de leurs oeuvres.
Rapports de gestion Règles de répartition

Statuts de Copiebel

Version coordonnée telle qu’approuvée par l’assemblée générale extraordinaire de Copiebel du 18 juin 2015

 

                                                   S T A T U T S

 

 

                            I- Dénomination - Siège - Objet - Durée

 

Article 1. -  Raison sociale

Il est créé une société civile sous forme d’une société coopérative à responsabilité limitée sous la dénomination de "Coopérative de Perception et d'Indemnisation des Editeurs Belges", en abrégé "COPIEBEL".

La dénomination doit dans tous les actes, factures, annonces, publications, lettres, notes de commande et autres documents émanant de la société, être précédée ou suivie immédiatement de la mention "société civile sous forme d’une société coopérative à responsabilité limitée" ou des initiales "Soc. civ. sous forme de S.C.R.L.", reproduites lisiblement.

Elle doit en outre, être accompagnée de l’indication précise du siège social de la société, des mots "Registre des sociétés civiles" ou des lettres abrégées "R.S.C.", suivie de l’indication du ou des sièges du Tribunal de Commerce, dans le ressort duquel la société a son siège social et des sièges d’exploitation ainsi que du ou des numéros d’immatriculation.

 

Article 2. - Siège social

Le siège social est établi à Woluwe-Saint-Pierre (1150 Bruxelles), avenue Roger Vandendriessche, numéro 18, boîte 19. Il peut être transféré en tout autre lieu de la Région de Bruxelles-Capitale, par décision du conseil d'administration.

La société peut également, par décision du conseil d'administration, établir des sièges administratifs, succursales, agences ou sièges d'exploitation en Belgique et à l'étranger.

Le conseil d’administration devra toutefois tenir préalablement compte de la législation linguistique concernant les sièges d’exploitation au cas où il désirerait les transférer.

 

Article 3. - Objet

La société a pour objet d'exploiter, d'administrer, de gérer et de répartir, dans le sens le plus large, les droits des éditeurs et autres titulaires de droits d’auteur visés aux articles XI.229, XI.235, XI 240, XI 243 et suivants de la loi du 19 avril 2014 portant insertion du livre XI. « Propriété Intellectuelle » dans le Code de droit économique (ci-après, « le Code de droit économique ».

Le mot "éditeur" couvre l’activité visée par les articles XI. 195  et suivants du Code de droit économique.Elle peut accomplir son objet social, tant en Belgique qu'à l'étranger, pour ses associés, pour des mandants et sociétés correspondantes et tous autres tiers.

La société peut également exploiter, administrer et gérer dans le sens le plus large et en tous pays tous les droits de prêt et de location d’œuvres.

Les droits de reprographie, de copie privée, de location et de prêt qui lui sont confiés doivent être entendus au sens le plus large et peuvent porter sur tous procédés connus ou inconnus à ce jour, qu'ils mettent en œuvre les droits de reproduction ou de communication publique ou tous autres droits.

La société peut procéder à la perception et à la répartition des droits ou autres avantages.

Elle est habilitée à prélever, à gérer et à affecter ou à participer à la gestion et à l'affectation de toutes sommes versées notamment au titre de la reprographie.

Elle peut exercer tous les autres mandats particuliers qui pourraient lui être confiés par ses associés, mandants ou tout organisme ou société représentative des intérêts de ses associés et mandants.

Elle peut défendre les intérêts matériels et moraux de ses associés et mandants, dans les limites de l'objet social. Elle a la possibilité d'imposer par tous les moyens légaux le respect des engagements définis par les présents statuts.

Elle peut participer à tous accords collectifs, conférer mandats et de manière générale accomplir tous actes qui sont de nature à favoriser son objet social ou à permettre son accomplissement et notamment confier tout ou partie de la gestion des droits qu'elle exploite ou administre à toute société ou organisme apte à les gérer.

Elle peut effectuer toutes études, recherches et démarches nécessaires pour préciser et défendre les droits de ses associés et mandants à l'occasion de l'accomplissement des actes qui rentrent dans son objet social.

De manière générale, elle peut accomplir, tant en Belgique qu'à l'étranger, tous actes qui peuvent favoriser directement ou indirectement ses intérêts, ceux de ses associés, mandants et sociétés correspondantes, notamment la défense de leurs intérêts matériels et moraux ainsi que le développement et la promotion de leurs activités par le biais de formations ou de soutiens culturels et sociaux.

Elle peut agir en justice pour la défense des intérêts de ses associés, mandants et sociétés correspondantes ou pour la défense des droits dont la loi lui confie la gestion.

Elle peut accomplir de manière générale toutes opérations de quelque nature qu'elles soient, se rattachant directement ou indirectement à l'objet social sus-indiqué et qui sont de nature à favoriser le but poursuivi par la société.

Article 4. -  Durée

La société est constituée pour une durée illimitée.

 

    Chapitre II- Capital - Parts sociales - Associés - Responsabilités

 

Article 5. -  Capital social

Le montant de la part fixe du capital social est de dix-huit mille six cent nonante et un Euro dix-huit Eurocentimes (18.691,18 EURO).

Le capital social ne peut pas être inférieur à ce montant.

La société est à capital variable pour ce qui dépasse la part fixe du capital social.

Le capital social peut être augmenté par admission de nouveaux associés. Il peut être diminué, notamment par les remboursements qui doivent être faits aux associés démissionnaires ou exclus.

 

Article 6. - Qualité d'associé

Est membre associé tout éditeur d’une œuvre au sens du Code de droit économique précité :

 

a)     publiant sur le territoire belge. La publication de l’œuvre sur le territoire belge peut être prouvée par le dépôt légal de celle-ci conformément à la loi du 8 avril 1965 ou par tout autre moyen de preuve.  Le conseil d’administration apprécie de manière objective et non discriminatoire si les éléments de preuve établissent suffisamment que l’œuvre a été publiée sur le territoire belge ;

b)   étant admis en qualité d'associé par le conseil d'administration. Tout refus devra se fonder sur des motivations de droit et de fait ;

c)    ayant souscrit une part sociale, étant entendu que cette souscription implique l'adhésion aux statuts et au règlement de la société ;

d)   ayant cédé en faveur de la société, les droits précisés à l'article suivant des présents statuts ;

e)    sans préjudice de l’articleXI. 255 du Code de droit économique, n’ayant pas confié à une autre société de gestion la perception des mêmes droits – pour une ou plusieurs catégories d’œuvres - sur le même territoire.

L'admission des associés est constatée par l'inscription dans le registre des parts et des associés.

 

Article 7. - Apports

Quiconque est ou devient associé, mandant ou tiers ayant droit cède ou confie en gestion à la société, par le seul fait qu'il est admis en cette qualité, à titre exclusif, ses droits d'exploiter, d'administrer et de gérer dans le sens le plus large et en tous pays tous les droits d’auteur visés aux articles XI. 229, XI. 235, XI. 240, XI. 243 et suivants du Code de droit économique issus de la reprographie d'œuvres, de la copie privée et tous les droits de prêt et de location.

Sauf convention contraire, cette cession porte sur l'ensemble des œuvres et fixations sur lesquelles il détient des droits et s'étend au monde entier, pour tous genres de supports donnant lieu à une rémunération au titre des droits précités.

Tout associé, mandant ou tiers ayant droit peut retirer partiellement les droits qu’il a cédés ou confiés en gestion à la société. En cas de retrait partiel, la demande doit préciser les catégories d’œuvres, les catégories de droits et/ou les territoires qui font l’objet du retrait partiel des droits.

Les catégories de droits susceptibles de faire l’objet d’un retrait partiel de droits sont :

-       le droit à reprographie

-       le droit de prêt public, y compris le droit à rémunération pour le prêt public

-       le droit de location

-       le droit pour copie privée

Le retrait prend effet et s’effectue dans les mêmes conditions que celles de la démission d’un associé.

Tout associé ou mandant s'interdit de disposer des droits qu'il a cédés à titre exclusif à la société ou de conférer à un tiers un mandat comparable, totalement ou partiellement.

Toute convention ou acte d'associés qui violerait cette interdiction est nul et pourra être considéré comme un motif grave justifiant l'exclusion.

 

Article 8. -  Parts sociales

Le capital social est représenté par des parts sociales chacune d’une valeur nominale de six cents quarante quatre euros cinquante deux eurocentimes.

Un nombre de parts sociales correspondant au capital minimum devra à tout moment être souscrit.

Chaque part sociale devra être libérée à concurrence du montant fixé par le conseil d'administration.

Le droit de vote attaché aux parts sur lesquelles les versements n'ont pas été opérés sera suspendu aussi longtemps que ces versements régulièrement appelés et exigibles n'auront pas été effectués.

Les parts sociales sont nominatives. Elles sont indivisibles, incessibles et intransmissibles.

Chaque associé ne peut souscrire qu’une seule part sociale.

 

Article 9. -  Responsabilité limitée

Les associés ne sont tenus qu'à concurrence de leur souscription. Il n'existe entre eux ni solidarité ni indivisibilité.

 

Article 10. - Registre des parts et des associés

Il est tenu au siège social un registre des parts et des associés, contenant en première page l'acte constitutif et indiquant à la suite de cet acte :

1.  les nom, prénoms et domicile de l'associé (s'il s'agit d'une personne morale, sa dénomination et son siège social);

2.  la date de l'admission, de la démission, de l'exclusion, de la clôture, de la liquidation de l'associé, ainsi que celle du remboursement des parts ;

  1. le montant des versements effectués et les sommes retirées en remboursements des parts.

 

Article 11. - Information des associés

Sans préjudice de toute information qui doit être communiquée en vertu des lois et des statuts, tout associé ou son mandataire peut obtenir moyennant remboursement des frais, dans un délai d'un mois à compter du jour de sa demande, une copie des documents des trois dernières années, et relatifs :

     1.       aux comptes annuels approuvés par l'assemblée générale et à la structure  financière de la société;

     2.       à la liste actualisée des administrateurs;

     3.       aux rapports faits à l'assemblée par le conseil d'administration et par le commissaire-réviseur;

     4.       au texte et à l'exposé des motifs des résolutions proposées à l'assemblée générale et à tout renseignement relatif aux candidats du conseil d'administration;

     5.       au montant global certifié exact par le commissaire-réviseur, des frais forfaitaires et des avantages de quelque nature que ce soit, versés aux administrateurs.

 

Article 12. -  Perte de la qualité d'associé

Les associés cessent de faire partie de la société dans les cas suivants :

     -    démission;

     -    exclusion;

     -    interdiction, faillite ou déconfiture;

     -    dissolution d'une personne morale;

     -    perte de la qualité d'éditeur ou de titulaire de droits d'édition.

 

Article 13.- Démission

Un associé ne peut donner sa démission que par lettre recommandée adressée au conseil d'administration, durant les six premiers mois de l'exercice social.

La démission est effective au 1er janvier de l'année qui suit celle au cours de laquelle la démission est intervenue.

Dans l'hypothèse où la démission d'un associé devrait avoir pour effet de réduire le capital social à un montant inférieur à son minimum statutaire ou de réduire le nombre des associés à moins de trois, le conseil d'administration devra préalablement réunir l'assemblée générale afin que celle-ci prenne toute mesure permettant d'éviter que le capital social soit inférieur au minimum statutaire ou que le nombre d'associés soit inférieur à trois.

Le retrait de cotisation n'est pas autorisé.

Le retrait global des droits auprès de la société entraîne de plein droit l’extinction de la qualité d’associé ou la dissolution du contrat avec le mandant.

 

Article 14. - Exclusion

Tout associé peut être exclu pour justes motifs, tels la perte de la qualité d'éditeur, la publication systématique d'ouvrages indignes ou contraires à l'ordre public, l'établissement de fausses déclarations et tous autres actes rendant impossible le maintien de la qualité d'associé.

L'exclusion d'un associé est prononcée par l'assemblée générale statuant à la majorité des trois quarts des voix présentes ou représentées. L'assemblée générale détermine la date à laquelle l'associé est exclu.

La motivation de l’exclusion doit être fondée sur des considérations de droit et de fait.

L'associé dont l'exclusion est demandée doit être invité à faire connaître ses observations par écrit devant l'assemblée générale chargée de se prononcer dans le mois de l'envoi d'un pli recom­mandé contenant la proposition motivée d'exclusion.

S'il le demande dans l'écrit contenant ses observations, l'associé doit être entendu.

La décision d'exclusion est constatée dans un procès-verbal dressé et signé par le conseil d'administration.

Ce procès-verbal mentionne les faits sur lesquels l'exclusion est fondée ou indique que le membre a perdu sa qualité d'éditeur. Il est fait mention de l'exclusion sur le registre des parts et des associés de la société.

Une copie conforme de la décision est adressée par lettre recommandée dans les 15 jours à l'associé exclu.

 

Article 15. - Remboursement des parts

En cas de perte de la qualité d'associé, la part sociale détenue par l'associé qui cesse de faire partie de la société est remboursée à la valeur nominale de sa libération, sans que le capital social et le nombre des coopérateurs puissent de ce fait devenir inférieur au minimum légal.

Le paiement aura lieu dans les douze mois de la date à laquelle l'associé a cessé de faire partie de la société.

En cas de faillite, de déconfiture ou d'interdiction d'un associé, ses héritiers, créanciers ou représentants recouvrent la valeur de sa part, telle qu'elle est déterminée au premier alinéa. Le paiement aura lieu suivant les modalités prévues au deuxième alinéa.

 

Article 16. - Ayants-droit

Les sommes qui reviennent aux héritiers ne sont liquidées qu'après accord entre eux ou décision judiciaire en tenant lieu.

Les héritiers ne peuvent désigner qu'une seule personne pour les représenter.

Les associés ou les ayants droit ou ayants cause d'un associé ne peuvent provoquer la liquidation de la société ni faire apposer les scellés sur les avoirs sociaux ou en requérir l'inventaire.

 

                               III- Administration et surveillance

 

Article 17. - Conseil d'administration

La société est administrée par un conseil d'administration composé de 7 associés au moins.

 

Article 18. - Nomination et révocation des administrateurs

Les administrateurs sont nommés et révoqués par l'assemblée générale des associés.

La durée du mandat des administrateurs est de quatre ans.

Le mandat des administrateurs est gratuit.

 

Article 19. - Candidature

Seuls les associés pourront se présenter comme administrateur, pour autant qu’ils ne présentent  pas une des incompatibilités énumérées à l’article XI. 250 du Code de droit économique. Les administrateurs sortants sont rééligibles.

Les candidatures doivent être adressées par lettre au président du conseil d'administration, au siège social, un mois avant la date de l'assemblée générale.

La liste des candidats est envoyée en même temps que la convocation à l'assemblée générale.

 

Article 20. - Vacance d'un mandat

En cas de vacance d'un mandat d'administrateur en cours d'exercice, les administrateurs restants peuvent désigner, s'il y a lieu, un administrateur qui exercera la fonction provisoirement, jusqu'à la prochaine assemblée générale.

 

Article 21. -  Bureau

Le conseil d'administration élit parmi ses membres un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier.

Le président est élu pour trois années. Il est rééligible.

En cas d'empêchement ou d'absence du président, la séance est présidée par le vice-président ou à défaut par le membre présent le plus âgé.

La durée du mandat de président ne pourra excéder la durée de son mandat d'administrateur.

 

Article 22. - Convocation et tenue des conseils

Le conseil d'administration se réunit sur convocation du président, chaque fois que l'intérêt de la société l'exige et au moins une fois par an. Il doit également être convoqué lorsque deux administrateurs le demandent.

Les convocations sont faites par simple lettre, par mail ou par fax envoyés, sauf urgence motivée, au moins quinze jours avant la réunion et contenant l'ordre du jour.

Le conseil ne délibère valablement que si au moins deux tiers de ses membres sont présents. Toutefois, si lors d'une première réunion, le conseil n'est pas en nombre, une nouvelle réunion pourra être convoquée avec le même ordre du jour, qui délibérera valablement à condition qu'un tiers des administrateurs soient présents.

Chaque administrateur ne peut être porteur que d'une seule procuration.

Sauf exception apportée par les présents statuts, les décisions sont prises à la majorité des voix.

Tout administrateur qui aurait un intérêt opposé à celui de la société s'abstiendra de prendre part aux délibérations et aux votes relatifs à cette opération.

Les délibérations et votes sont constatés par des procès-verbaux signés par deux administrateurs au moins.

Les copies et extraits des procès-verbaux sont signés par le président ou par deux administrateurs.

 

Article 23.- Pouvoirs

Le conseil d'administration possède tous les pouvoirs à l'exception de ceux que la loi réserve à l'assemblée générale.

Les actions en justice sont exercées et poursuivies à la diligence du président et de deux administrateurs sans que ceux-ci aient à justifier vis-à-vis des tiers d'une décision préalable du conseil d'administration.

 

Article 24. -  Gestion journalière

Le conseil d'administration peut confier la gestion journalière de la société à une ou plusieurs personnes (administrateurs ou non) qui seront appelées selon le cas, administrateur délégué ou directeur général.

Le conseil d'administration détermine les émoluments attachés aux délégations qu'il confère.

 

Article 25. -  Représentation

Sans préjudice des délégations spéciales du conseil d'administration autorisées par les présents statuts, tous les actes engageant la société sont valablement signés par le président ou deux administrateurs qui n'ont pas à justifier de leurs pouvoirs vis-à-vis des tiers.

 

Article 25. -  Conflit d’intérêts

Lorsqu’un membre du personnel, un agent d'exécution ou un représentant de la société de gestion constate que l’opération qu’il devrait en principe effectuer dans l’exercice de sa fonction présente pour lui un intérêt personnel manifeste, il s’en abstient ou il lui sera demandé de s’en abstenir. Le directeur général sera immédiatement averti afin que celui-ci désigne quelqu’un d’autre pour effectuer cette opération.

 

Chapitre IV - Financement - Répartition

 

Article 26. -  Frais d’ouverture et de gestion de dossier

Les frais d’ouverture et de gestion de dossier sont destinés à couvrir les coûts supportés par la cellule administrative et engendrés par la gestion des dossiers des coopérateurs, mandants et tiers ayants droit. Ils sont prélevés préalablement à toute répartition des fonds perçus par la société pour le compte des ayants droit conformément à l’article 3 du règlement général et au schéma de l’annexe B et C du règlement général. Le montant indexé de ceux-ci est arrêté tous les trois ans par le Conseil d’Administration lors de l’établissement du budget sur une base minimale de 20.000 euros par exercice et doit prendre en compte la multiplicité des droits gérés par Copiebel.

 

Les tiers ayants droit non représentés auront à acquitter annuellement 125 euros en plus des frais de gestion repris ci-dessus.

 

Article 27.- Règles de répartition

Les règles et barèmes de répartition des fonds perçus par la société, pour le compte de ses associés, mandants et tiers ayants droit non représentés seront soumis par le conseil d'administration, pour approbation, à l'assemblée générale, statuant dans les conditions de majorité qualifiée telle que prévue à l'article 34 et figureront au règlement général.

 

Article 28. -  Contrôle des comptes

La société est surveillée par un commissaire nommé de la même manière que dans les sociétés anonymes.

Il doit être choisi parmi les associés de l'Institut des réviseurs d'entreprises; il porte le titre de commissaire.

Toutes les dispositions prévues par le Code des Sociétés pour les commissaires dans les sociétés anonymes sont applicables au commissaire visé alinéa 2. Par ailleurs, il est également soumis aux règles contenues dans le Code de droit économique sur le droit d’auteur et les droits voisins relatives au contrôle des sociétés de gestion collective.

 

Chapitre V.- assemblée générale

 

Article 29. - Pouvoirs

L'assemblée régulièrement constituée représente l'universalité des associés. Ses décisions sont obligatoires pour tous, y compris les absents et les dissidents.

Elle possède les pouvoirs qui lui sont attribués par la loi et par les présents statuts.

Elle peut compléter les statuts et régler leur application par des règlements auxquels sont soumis les associés par le seul fait de leur adhésion à la société notamment un règlement général.

Sauf dans le cas où les présents statuts en disposent autrement, ces règlements ne peuvent être établis, modifiés ou abrogés par l'assemblée que dans les conditions prévues pour la modification des statuts.

 

Article 30. - Représentation

L'assemblée générale est composée par des personnes physiques et morales.

Tout associé personne morale doit désigner la personne physique chargée pendant un an d'exercer le droit de vote en son nom.

 

Article 31. -  Convocation

L'assemblée générale est convoquée par le conseil d'administration, par lettre circulaire, signée par le président et contenant l'ordre du jour. Cette lettre doit être adressée aux associés au moins quinze jours avant la date de la réunion.

L'assemblée générale doit être convoquée au moins une fois l'an, dans le courant du mois de juin pour statuer notamment sur le bilan et le compte des résultats de l'exercice antérieur, ainsi que sur la décharge à donner aux administrateurs et au commissaire.

L'assemblée peut également être convoquée extraordinairement. Elle doit l'être si des associés possédant au moins un cinquième de l'ensemble des parts sociales ou un commissaire en font la demande. Elle doit être convoquée dans le mois de la réquisition. Les assemblées générales se tiennent à l'endroit indiqué dans l'avis de convocation.

 

Article 32. -  Bureau de l'assemblée

L'assemblée générale est présidée par le président du conseil d'administration ou, à défaut, par l'administrateur désigné à cet effet par le conseil ou, à défaut, par l'administrateur le plus âgé présent à l'assemblée.

Le président désigne le secrétaire; l'assemblée désigne deux scrutateurs.

 

Article 33. -  Procuration

Un associé peut se faire représenter par procuration écrite, par un autre associé disposant du droit de vote.

Nul ne peut être porteur de plus de 2 procurations.

 

Article 34. -  Délibérations et votes

Chaque part sociale donne droit à une voix.

L'assemblée ne délibère valablement que si la moitié au moins de ses associés sont présents ou représentés. Toutefois, si lors d'une première assemblée, l'assemblée générale n'est pas en nombre, une nouvelle assemblée générale sera convoquée dans les 15 jours avec le même ordre du jour, qui délibérera valablement quel que soit le nombre des associés présents ou représentés.

L'assemblée statue, sauf les exceptions prévues par les présents statuts, à la majorité simple des voix.

Les votes se font à mainlevée ou par appel nominal, à moins que l'assemblée n'en décide autrement.

Les votes relatifs à la nomination des administrateurs et des commissaires se font au scrutin secret. Il en est de même pour les exclusions d'associés.

Lorsque l'assemblée est appelée à se prononcer sur une modification des statuts ou sur l'établissement ou la modification d'un règlement, elle ne peut valablement délibérer que si les convocations spécifient les objets des délibérations et si ceux qui assistent à l'assemblée représentent au moins les trois quarts des parts sociales disposant du droit de vote. Si elle ne remplit pas cette dernière condition, une nouvelle assemblée est convoquée avec le même ordre du jour, qui délibérera valablement quel que soit le nombre de parts représentées. Une décision n'est valablement prise que si elle réunit les trois quarts des voix valablement émises.

Sauf en cas d'urgence dûment justifiée, l'assemblée générale ne délibère valablement que sur les points figurant à l'ordre du jour.

 

Article 35. -  Fonds non répartis

Les fonds récoltés qui, de manière définitive, ne peuvent être attribués doivent être répartis entre les ayants droit selon des modalités approuvées à la majorité des deux tiers en assemblée générale. À défaut d’une telle majorité, une nouvelle assemblée générale convoquée spécialement à cet effet statue à la majorité simple.

La destination de ces sommes fait l'objet, chaque année, d'un rapport spécial du commissaire.

 

Article 36. -  Actions de développement et de promotion

Les actions de développement et de promotion des activités comme décrites dans l’objet social de la société et notamment les actions de formation ou de soutiens culturels et sociaux seront décidées par l'assemblée générale statuant à la majorité des deux tiers.

L’attribution et l’utilisation de droits par la société à ces fins fera chaque année l’objet d’un rapport spécial du commissaire conformément aux règles arrêtées par le Roi. Ce rapport sera soumis au conseil d’administration et à l’assemblée générale.

Les montants affectés aux soutiens culturels et sociaux ne pourront dépasser dix pour cent (10 %) des sommes réparties par exercice par la société.

 

Article 37. -  Procès-verbal

Les procès-verbaux des assemblées générales sont signés par les associés du bureau et par les associés qui le demandent.

Les copies et extraits de ces procès-verbaux sont signés par le président du conseil ou par deux administrateurs.

Il est tenu une liste des présences.

              

                                               Chapitre VI.- Bilan

 

Article 38. -  Exercice social

L'exercice social commence le 1er janvier et finit le 31 décembre de chaque année.

 

Article 39. -  Bilan et comptes

A la fin de chaque exercice, le conseil d'administration dresse le bilan et le compte des profits et pertes à soumettre à l'assemblée.

Le conseil remet ces documents avec un rapport de gestion un mois avant l'assemblée générale au commissaire qui établit un rapport de leurs opérations de contrôle. Quinze jours avant l'assemblée, le bilan, les comptes des profits et pertes et les rapports des administrateurs et commissaires sont déposés au siège social, à la disposition des associés.

 

Le conseil d’administration établit un rapport de gestion qui contient les éléments prévus à l'article 96 du Code des Sociétés, ainsi que toutes les données qui selon l’article XI. 249  § 3 du Code de droit économique sur le droit d’auteur et les droits voisins doivent être inclus dans le rapport de gestion. Le conseil d’administration communique ce rapport de gestion au Service de contrôle, pour chaque exercice comptable, dans les six mois de la clôture de l'exercice concerné et publie celui-ci sur le site internet de Copiebel.

 

Article 40. - Répartition de l'excédent

L'excédent favorable du bilan, après déduction des frais, des charges, des provisions et amortissements jugés nécessaires est réparti comme suit :

     1.       Prélèvement de 5 % pour la réserve légale, ce prélèvement cessant d'être obligatoire lorsque celle-ci aura atteint dix pour cent (10 %) du capital souscrit.

     2.       Le solde est affecté au compte « prévision de fonctionnement » ainsi qu'au fonds spécial de réserve si l'assemblée générale le décide.

Après l'adoption du bilan, l'assemblée se prononce par un vote spécial sur la décharge à donner aux administrateurs et commissaires.

 

                            Chapitre VII.- Dissolution - Liquidation

 

Article 41. - Dissolution

La société peut être dissoute anticipativement par décision de l'assemblée générale prise dans les conditions prévues pour la modification des statuts.

 

Article 42. - Liquidateur

En cas de dissolution, la liquidation de la société s'opère par les soins des administrateurs en fonction à ce moment, à moins que l'assemblée générale ne décide de confier la liquidation à un ou plusieurs liquidateurs dont elle fixe les pouvoirs et, le cas échéant, les rémunérations.

 

Article 43. - Attribution des fonds disponibles après dissolution

Après paiement des dettes et charges de la société, le solde servira d'abord au remboursement des versements effectués en libération des parts. Le surplus éventuel sera attribué en parts égales aux associés au jour de la dissolution.

 
REGLEMENT GENERAL DE COPIEBEL

Art. 1 Conditions d’admission (art. 6 des statuts de Copiebel)

Est admis en qualité d’associé tout éditeur d’une œuvre au sens de la loi du 30 juin 1994 mise à jour et coordonnée par la loi du 22 mai 2005 et répondant à l’ensemble des critères suivants :

a) publiant sur le territoire belge. La publication de l’œuvre sur le territoire belge peut être prouvée par le dépôt légal de celle-ci conformément à la loi du 8 avril 1965 ou par tout autre moyen de preuve. Le conseil d’administration apprécie de manière objective et non discriminatoire si les éléments de preuve établissent suffisamment que l’œuvre a été publiée sur le territoire belge ;

b) étant admis en qualité d'associé par le conseil d'administration. Tout refus devra se fonder sur des motivations de droit et de fait ;

c) ayant souscrit une part sociale, étant entendu que cette souscription implique l'adhésion aux statuts et au règlement de la société ;

d) ayant cédé en faveur de la société, les droits précisés à l'article 7 des statuts de Copiebel ;

e) sans préjudice de l’art. 66 quater, §1er de la loi du 30 juin 1994, n’ayant pas confié à une autre société de gestion la perception des mêmes droits – pour une ou plusieurs catégories d’œuvres - sur le même territoire.

L'admission des associés est constatée par l'inscription dans le registre des parts et des associés.

Art. 2 Fonctionnement de Copiebel

Avant toute répartition aux ayants droit des fonds reçus de Reprobel, il est prélevé dans l’ordre suivant :

a) des frais de fonctionnement annuels sur base d’un budget prévisionnel soumis à l’Assemblée en fonction des frais et des recettes de l’exercice précédent et des estimations de l’exercice courant ; ces frais de fonctionnement sont prélevés sur chaque répartition en fonction d’une décision du Conseil d’Administration.

b) les éventuels frais d’action de développement et de promotion, tels que limités à l’art. 36 des statuts, avec un plafond de 62.000 euros. Ces frais sont exclusivement prélevés sur les répartitions au titre de la reprographie.

Art. 3 Répartition des fonds

A. Les fonds ainsi disponibles provenant des droits à reprographie sont répartis de la manière suivante :

a) des frais d’ouverture et de gestion des dossiers qui sont destinés à couvrir les coûts supportés par la cellule administrative et engendrés par la gestion des dossiers des associés, mandants et tiers ayants droit non-représentés. Le montant de ceux-ci est arrêté annuellement par le Conseil d’Administration lors de l’établissement du budget conformément à l’article 26 des statuts.

b) du solde restant après répartition en a), cinq pour cent (5%) au maximum (avec un plafond de 200.000 euros) sont affectés au fonds spécial dont question à l’article 4 du présent règlement. Si lors de répartitions antérieures, un autre pourcentage a été utilisé pour l’année de consommation concernée, ce pourcentage est conservé et appliqué pour les répartitions ultérieures de cette même année de consommation. Ces montants et ces pourcentages pourront être modifiés par décision justifiée du Conseil d’Administration et figureront en annexe D du présent règlement général.

c) à titre de solidarité, une part fixe égale à 500 euros à chaque ayant droit par année de consommation. Ce montant étant fixé annuellement par le Conseil d’Administration et approuvé par l’Assemblée générale;

d) le solde est réparti entre les ayants droit en fonction à la fois du chiffre d’affaires et du préjudice subi en application de la formule suivante :

∑ CA X coeff.
ig
____________
∑ CA X coeff.
g

g = genre éditorial
i = éditeur
coeff. = coefficient de préjudice

et selon tableau ci-dessous :
TABLEAU DES NIVEAUX DE PRÉJUDICE
SELON LES GENRES ÉDITORIAUX (DROITS A REPROGRAPHIE)
Genres éditoriaux Coefficients
1. a. Livres scolaires (hormis matrice) 8
1. b. Livres scolaires libres de droit (notamment matrice à photocopier) 0,1
2. Livres scientifiques, techniques et médicaux (STM) destinés à
l’Enseignement Supérieur et Universitaire. 5
3. Livres scientifiques, techniques et médicaux (STM) à usage
Professionnel 2
4. Livres de Sciences humaines destinés à l’Enseignement Supérieur
et Universitaire. 7
5. Livres de Sciences humaines à usage professionnel 3
6. Syllabi 0,1
7. Littérature fiction et non fiction (hors jeunesse) 1
8. Encyclopédies, dictionnaires 0,1
9. Beaux livres, atlas grand public 0,1
10. Livres pour la jeunesse 1
11. Bandes dessinées 1
12. a. Livres pratiques et parascolaires (hormis matrice) 2
11. b. Livres pratiques et parascolaires libres de droit (notamment matrice à photocopier) 0,1
13. Codes, annuaires 3
14. Agendas, cartes géographiques, plans de ville, calendriers,
Almanachs, 0,1
15. Bibles, missels 0,1
16. Autres ouvrages libres de droit (notamment matrices à
Photocopier, hormis livres scolaires, pratiques et parascolaires) 0,1

La définition des différents genres éditoriaux est donnée en annexe A.
Un schéma théorique des flux internes des droits depuis leur perception jusqu’à leur répartition aux ayants droit est joint en annexe B.

Remarques

- Seul le chiffre d’affaires réalisé en Belgique des éditions pour compte propre et non déclaré à une autre société de gestion est pris en compte (territoire de préjudice = territoire de la ressource = territoire de la répartition). L’export étant couvert par les recettes provenant d’autres pays suite à des accords de réciprocité, il est soumis aux mêmes règles de répartition que les droits à reprographie pour le territoire national (mêmes coefficients de préjudice) mais en tenant compte exclusivement du chiffre d’affaires réalisé à l’exportation des éditions pour compte propre et non déclaré à une autre société de gestion

- sont exclues de la répartition les œuvres pour lesquelles la reproduction est libre ainsi que celles où les droits de reproduction sont déjà inclus dans le prix de vente ;

- pour tenir compte de l’évolution du marché et des techniques, un réexamen du tableau des niveaux de préjudice est soumis tous les deux ans à l’Assemblée générale (art. 34, § 6 des statuts).

Les tiers ayants droit non représentés auront à acquitter annuellement 125 euros en plus des frais de gestion repris au point a.

B. Les fonds ainsi disponibles provenant des droits de prêt sont répartis de la manière suivante :

a) des frais d’ouverture et de gestion des dossiers qui sont destinés à couvrir les coûts supportés par la cellule administrative et engendrés par la gestion des dossiers des associés, mandants et tiers ayants droit non-représentés. Le montant de ceux-ci est arrêté annuellement par le Conseil d’Administration lors de l’établissement du budget conformément à l’article 26 des statuts.

b) du solde restant après répartition en b), huit pour cent (8%), au maximum (avec un plafond de 50.000 euros) sont affectés au fonds spécial dont question à l’article 4 du présent règlement; si lors de répartitions antérieures, un autre pourcentage a été utilisé pour l’année de consommation concernée, ce pourcentage est conservé et appliqué pour les répartitions ultérieures de cette même année de consommation. Ces montants et ces pourcentages pourront être modifiés par décision justifiée du Conseil d’Administration et figureront en annexe D du présent règlement général.

c) à titre de solidarité, une part fixe égale à minimum 100 euros à chaque ayant droit par exercice. Ce montant étant fixé annuellement par le Conseil d’Administration et approuvé par l’Assemblée générale;

d) le solde est réparti entre les ayants droit en fonction à la fois du chiffre d’affaires et du préjudice subi en application de la formule suivante :

∑ CA X coeff.
ig
____________
∑ CA X coeff.
g

g = genre éditorial
i = éditeur
coeff. = coefficient de préjudice

et selon tableau ci-dessous :

TABLEAU DES NIVEAUX DE PRÉJUDICE
SELON LES GENRES ÉDITORIAUX (DROITS DE PRÊT)
Genres éditoriaux Coefficients
1 a. Livres scolaires (hormis matrice) 4
1. b. Livres scolaires libres de droit (notamment matrice à photocopier) 0,1
2 Livres scientifiques, techniques et médicaux (STM) destinés à
l’Enseignement Supérieur et Universitaire. 4
3 Livres scientifiques, techniques et médicaux (STM) à usage
Professionnel 1
4 Livres de Sciences humaines destinés à l’Enseignement Supérieur
et Universitaire. 4
5 Livres de Sciences humaines à usage professionnel 1
6 Syllabi 0,1
7 Littérature fiction et non fiction (hors jeunesse) 8
8 Encyclopédies, dictionnaires 2
9 Beaux livres, atlas grand public 2
10 Livres pour la jeunesse 8
11 Bandes dessinées 8
12 a. Livres pratiques et parascolaires (hormis matrice) 4
11. b. Livres pratiques et parascolaires libres de droit (notamment matrice à photocopier) 0,1
13 Codes, annuaires 1
14 Agendas, cartes géographiques, plans de ville, calendriers,
Almanachs, 0,1
15 Bibles, missels 0,1
16 Autres ouvrages libres de droit (notamment matrices à
Photocopier, hormis livres scolaires, pratiques et parascolaires) 0,1

La définition des différents genres éditoriaux est donnée en annexe A.
Un schéma théorique des flux internes des droits depuis leur perception jusqu’à leur répartition aux ayants droit est joint en annexe C.

Remarques

- Seul le chiffre d’affaires réalisé en Belgique des éditions pour compte propre et non déclaré à une autre société de gestion est pris en compte (territoire de préjudice = territoire de la ressource = territoire de la répartition). L’export étant couvert par les recettes provenant d’autres pays suite à des accords de réciprocité, il est soumis aux mêmes règles de répartition que les droits de prêt pour le territoire national (mêmes coefficients de préjudice) mais en tenant compte exclusivement du chiffre d’affaires réalisé à l’exportation des éditions pour compte propre et non déclaré à une autre société de gestion.

- sont exclues de la répartition les œuvres pour lesquelles la reproduction est libre ainsi que celles où les droits de reproduction sont déjà inclus dans le prix de vente ;

- pour tenir compte de l’évolution du marché et des techniques, un réexamen du tableau des niveaux de préjudice est soumis tous les deux ans à l’Assemblée générale (art. 34, § 6 des statuts).

Art. 4 Sommes en attente de revendication (dettes envers les ayants droit)

Il est constitué un fonds destiné à couvrir les revendications qui surviendraient après le 31 mars de l’année qui suit l’année de perception des droits ou à corriger d’éventuelles erreurs de répartition (règlement art. 3, c).

Ce fonds est déterminé par le Conseil d’Administration. Il est constitué conformément aux règles énoncées à l’article 3Ac et Bc du présent règlement général.

Au cas où il s’avèrerait qu’une provision est insuffisante, le Conseil d’Administration prendra les mesures nécessaires pour répondre aux revendications légitimes des ayants droit que la provision n’a pas pu couvrir et de revoir en conséquence les règles d’évaluation permettant de constituer des provisions suffisantes.

En cas de situation exceptionnelle et si le fonds constitué risque d’être insuffisant pour répondre aux revendications d’ayants droit, le Conseil d’Administration peut décider d’accroître le pourcentage destiné aux fonds de dettes aux ayants droit. La décision devra être dûment justifiée dans le rapport de gestion du Conseil d’Administration à l’Assemblée générale.

En cas de doutes sérieux quant au caractère suffisant des provisions, le Service de contrôle des sociétés de gestion peut obtenir du Commissaire de Copiebel qu’il analyse le caractère suffisant des provisions constituées par la société. Le rapport d’analyse, réalisé aux frais de Copiebel, sera remis au Service de contrôle des sociétés de gestion des droits.

Ces sommes sont mises en attente durant 5 années.

Les demandes sont limitées aux 5 dernières années révolues.

Chaque année les sommes non distribuées seront ajoutées au fonds mis en attente de revendication étant entendu que ces sommes seront identifiées par année et seront comptabilisées dans des comptes distincts. Ces sommes seront par ailleurs versées, pour le compte des ayants droit sur un compte spécial ouvert dans un établissement de crédit qui répond aux conditions de l’article 65ter, §3, alinéa 2 de la loi du 30 juin 1994 sur le droit d’auteur et les droits voisins et cet établissement de crédit devra préalablement avoir renoncé au principe de l'unicité des comptes et à la compensation légale et conventionnelle.

Les prélèvements sur les sommes en attente de revendication seront calculés sur une base identique à celle de la répartition annuelle.

Les rectifications n’auront aucun effet sur les montants déjà répartis.

Au terme des 5 années, le solde éventuel est partagé entre les ayants droits concernés par cette année ou à défaut ce solde sera ajouté aux sommes libérables de la période de partage la plus proche disponible.

Art. 5 Déclaration annuelle

Pour pouvoir prétendre au bénéfice de la répartition des fonds, tout ayant droit devra remettre une déclaration annuelle, dûment complétée, avant le 31 mars de chaque année, sous peine de report à l’exercice suivant.

Ne peuvent être pris en compte que les déclarations annuelles des éditeurs qui auront satisfait à la double obligation d’avoir été remplies dans les formes et les délais prescrits.

Le chiffre d’affaires servant de base pour la répartition est celui réalisé entre le 1er janvier et le 31 décembre de l’année précédant l’exercice en cours.

La déclaration est certifiée sur l’honneur par l’éditeur ou son représentant légal.

Art. 6 Contrôle

Toute réclamation ou plainte est examinée dans les trois mois par le conseil d’administration. Elle doit être formulée par écrit et est limitée aux trois derniers exercices clôturés.

Cependant, une erreur simplement matérielle constatée par les services administratifs de Copiebel donne lieu à rectification sans autre procédure.

En cas de présomption d’infraction, le conseil d’administration, ou tout mandataire qu’il désigne, interroge les parties en présence et, à défaut d’obtenir les informations requises dans les deux mois, confie à un collège de vérificateurs (3 associés ayant les compétences voulues en la matière) le soin d’instruire la plainte, avec, le cas échéant, l’assistance d’un expert-comptable.

La première infraction est soumise à une pénalité égale à dix fois les sommes indûment perçues avec un minimum de 1.000 euros, ainsi qu’au paiement des frais occasionnés (notamment expert-comptable).

Outre les pénalités et frais prévus ci-dessus, la récidive est passible de l’exclusion prononcée par l’Assemblée générale sur proposition du conseil d’administration. Dans ce cas, publicité des infractions constatées est faite via les organes professionnels aux frais du contrevenant.

Au cas où le conseil d’administration rejetterait la plainte, le requérant peut demander la nomination d’un collège de vérificateurs selon la procédure évoquée ci-avant. Si le collège ne relève aucune fraude, les frais occasionnés sont à charge du requérant.

Enfin, un contrôle par sondage peut être effectué pour chaque exercice par le conseil d’administration qui fera, le cas échéant, appel à des personnes désignées à cet effet.

Art. 7 Publicité de la répartition annuelle

En vue de l’Assemblée générale ordinaire, il est envoyé aux associés, pour leur information, les documents suivants :

- les montants répartis par genre éditorial et par langue, ainsi que le chiffre d’affaires global de chaque genre et sa ventilation par langue de publication (français, néerlandais, autres langues) pour l’exercice clôturé ;

- les montants versés ou à verser à chaque bénéficiaire, associé, mandant ou tiers ayant droit non représenté, avec indication des langues déclarées. Après l’Assemblée générale, ces documents sont également adressés aux mandants qui en font la demande, moyennant le remboursement des frais occasionnés.

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